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Obtenir une lettre d’accueil pour un stage, une bourse ou un séjour de recherche

La lettre d’accueil, aussi appelée lettre d’invitation, est le document par lequel un laboratoire ou un enseignant-chercheur d’un établissement d’accueil confirme qu’il vous recevra pour une période précise. Elle est exigée par la plupart des programmes de mobilité, des stages de perfectionnement et de nombreuses bourses, et sert souvent de pièce justificative pour le visa.

À quoi sert-elle ?

Elle prouve que votre projet est accepté par une équipe d’accueil : sans elle, un dossier de stage de recherche ou de mobilité est généralement incomplet. Elle rassure aussi les financeurs, qui veulent savoir où et avec qui vous travaillerez.

Selon les programmes, elle est demandée au moment de la candidature ou seulement après la sélection : lisez attentivement le règlement de l’appel.

Qui la délivre ?

Un enseignant-chercheur ou un directeur de laboratoire de l’établissement d’accueil, parfois contresignée par le service des relations internationales. Plus la personne qui signe est proche de votre sujet, plus la lettre a de poids.

Comment l’obtenir, étape par étape

• Ciblez 5 à 10 équipes dont les publications récentes sont proches de votre sujet (et non des établissements au hasard).
• Préparez un projet de séjour d’une page : objectif, méthode, résultats attendus, durée et calendrier.
• Écrivez un courriel court et personnalisé : qui vous êtes, pourquoi cette équipe, ce que vous apporterez, la période souhaitée, avec votre CV et le projet en pièces jointes.
• Relancez poliment une seule fois après 10 à 15 jours sans réponse.
• En cas d’accord, proposez un modèle de lettre pour faciliter le travail de la personne qui vous accueille.

Ce que la lettre doit contenir

• Nom, fonction et coordonnées de la personne qui accueille, avec l’en-tête de l’établissement.
• Votre nom, votre statut (doctorant, enseignant-chercheur…) et votre établissement d’origine.
• L’objet du séjour et le sujet de travail.
• Les dates exactes ou la durée de l’accueil.
• Les moyens mis à disposition (bureau, accès au laboratoire, encadrement) et, s’il y a lieu, la mention qu’aucun frais n’est demandé.
• Date et signature.

Erreurs fréquentes

• Envoyer le même courriel générique à des dizaines d’adresses.
• Demander une lettre sans avoir présenté de projet précis.
• Indiquer des dates incompatibles avec le calendrier du programme de financement.
• S’y prendre trop tard : comptez souvent plusieurs semaines entre le premier contact et la lettre signée.

Questions fréquentes

Pages utiles

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• Appels à communication par discipline
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